5-2. 記者会見／記者発表会へのメディア招待の方法。

初めてコンタクトをとるメディアの場合、その送り先を確認するところから始まります。
メディアのホームページには、ほとんどの場合は連絡先が書かれています。編集部直通の電話番号があればそちらに、無ければ代表電話番号から編集部につないでもらいます。

電話に出られた編集部の方に、案内状を送付したい旨と簡単にその内容を説明し、送り先となるメールアドレスを伺います。編集部のメールアドレスがない場合は個人のアドレスを教えてくれることもあります。フォローの際に必要となりますので、電話に出ていただいた方のお名前は控えておいてください。

最近はコロナ禍で編集部が全員遠隔勤務のため代表電話からつなげないことがあります。その時は、代表受付に趣旨を説明して、案内状を送るメールアドレスを聞いてみてください。教えてくれない場合や代表の電話番号すら掲載されていない場合は、ホームページにリリースやイベント案内状の受付メールアドレスが記載されていることがあります。それも無ければ、時間は少しかかりますが問い合わせフォームで聞くのも手です。それすら無い場合は、諦めるしかありません。

過去にコンタクトをとったことがあり、メールアドレスがわかっている場合でも、説明会等のイベントの際には必ず電話連絡を入れてください。大量に流れ込んでくる各社のリリースの山に埋もれるのが防げますし、案内状だけでは伝えきれないニュアンスを口頭で補足できます。何より主催者側の熱意を直に知ってもらうと、反応は全くといっていいほど変わってきます。

案内状は説明会の１０日前から７日前を目安に発送します。