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メディア報道を通じて御社・製品の評価を全国レベルへ。単発のプレスリリース作成・配信もお任せください。

5-2. 記者会見/記者発表会へのメディア招待の方法。

コラム「記者会見や記者発表はどう行えば良いのでしょうか?」では総論的な話で全体感を掴んでいただきました。ここでは、記者の招聘の仕方を順序だてて詳しく見てみます。

1.メディア選定

一般紙・業界専門紙、雑誌、WEB専門ニュースサイトなどを調べて、情報を伝えたい対象が目にすると思われるメディアを選定します。広告代理店のサイトやまとめサイトなども参考になります。ピックアップできたら実際にそのメディアのホームページで報道内容を見て招聘先として妥当かどうかを確認します。

日本パブリックリレーションズ協会が毎年発行している「広報・マスコミハンドブック PR手帳」( https://prsj.or.jp/publications/handbook/ )は業界別の専門紙誌が詳細にカバーされていますし、多くは編集部の電話番号がわかりますので非常に便利です。

2.案内状作成

案内状を作成する際には、目に止めてもらえるか、興味を引き付けられるかの2点に留意します。

トップの目立つところには「記者発表会のご案内」「メディア説明会のご案内」などと明記し、大量に流されるプレスリリースと区別できるようにしてください。タイトルにはリリース同様のキャッチーなものをつけます。また、メディアが参加する気になるよう、簡単に内容を紹介します。

説明会の概要として、以下のものを記載します。

日時:開始時刻だけではなく終了予定時刻まで書きます。曜日を忘れずに。受付開始時刻も記載します。小規模の場合は開始15分前、少し規模が大きな場合は30分前が良いでしょう。

場所:記者が迷わないように、番地、ビル名、階、部屋番号まで記載。

出席者:どのレベルの方の話が聞けるのかは出欠判断の重要な項目ですので、主催者側の最高位の方を記載。複数名を記載しても構いません。

式次第:商品展示・デモなど、出席する価値のある要素があれば漏れなく記載。質疑応答(15分程度)、フォトセッション(10分程度)の時間も入れます。

問い合わせ先:メディアが詳細を確認できる担当者の携帯番号、メールアドレスを記載。

3.案内状送付

初めてコンタクトをとるメディアの場合、その送り先を確認するところから始まります。
メディアのホームページには、ほとんどの場合は連絡先が書かれています。編集部直通の電話番号があればそちらに、無ければ代表電話番号から編集部につないでもらいます。

電話に出られた編集部の方に、案内状を送付したい旨と簡単にその内容を説明し、送り先となるメールアドレスを伺います。編集部のメールアドレスがない場合は個人のアドレスを教えてくれることもあります。フォローの際に必要となりますので、電話に出ていただいた方のお名前は控えておいてください。

最近はコロナ禍で編集部が全員遠隔勤務のため代表電話からつなげないことがあります。その時は、代表受付に趣旨を説明して、案内状を送るメールアドレスを聞いてみてください。教えてくれない場合や代表の電話番号すら掲載されていない場合は、ホームページにリリースやイベント案内状の受付メールアドレスが記載されていることがあります。それも無ければ、時間は少しかかりますが問い合わせフォームで聞くのも手です。それすら無い場合は、諦めるしかありません。

過去にコンタクトをとったことがあり、メールアドレスがわかっている場合でも、説明会等のイベントの際には必ず電話連絡を入れてください。大量に流れ込んでくる各社のリリースの山に埋もれるのが防げますし、案内状だけでは伝えきれないニュアンスを口頭で補足できます。何より主催者側の熱意を直に知ってもらうと、反応は全くといっていいほど変わってきます。

案内状は説明会の10日前から7日前を目安に発送します。

4.出欠のフォロー

案内状送付後、3~4日たって状況確認の電話を入れます。その時に控えていたメディアの方の名前が役立ちます。たまに何となく埋もれてしまっている場合がありますので、フォローの電話は出席率を高めるために重要です。

電話番号が不明で代表アドレスに送付した場合は、タイトル冒頭に【再送】と明記してもう一度送っても失礼にはあたりません。

出席の返答を得たメディアへは、1~2日前に、リマインドの意味をこめて、会場への案内などを送ると確実性が増します。

5.当日以降の対応

当日は受付を用意し、記者が来られた時には、名刺を頂戴し、予め作成した出席記者リストにチェックを入れ、会場にご案内します。名刺は身元確認の意味と、今後の重要な資産となりますので、必ずいただくようにします。

イベントが終了したら、当日あるいは翌日には出席御礼のメールを打ちます。今後のリリース等の送付について許可をもらい、関係継続につなげていきます。記事掲載の場合にお礼メールを送るのは言うまでもありません。

 

会見や発表会は、新たにメディアを開拓し人脈を拡げるチャンスです。当方ではこれら一連の業務も請け負います。どうぞお気軽にご相談ください。

5-2. 記者会見/記者発表会へのメディア招待の方法。
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